Elektroniczna faktura – sposób na usprawnienie procesu fakturowania

Źródło grafiki: elements.envato.com

W erze powszechnego dostępu do urządzeń elektronicznych i internetu papierowy obieg dokumentów powoli odchodzi do lamusa. Powód jest prosty: drukowanie i wysyłanie papierowych faktur jest czasochłonne, zwłaszcza gdy ma się wielu kontrahentów. Tymczasem dokumenty starego typu można zastąpić fakturami elektronicznymi. To sposób na przyspieszenie procesów księgowych, zaoszczędzenie czasu i zmniejszenie kosztów administracyjnych.

Elektroniczna faktura: co to jest i jakie wymogi musi spełnić?

Faktury elektroniczne, inaczej e-faktury są dokumentami finansowymi, które generuje się i przetwarza w formie elektronicznej oraz przechowuje w formie cyfrowej. Ich przygotowywanie w ten sposób jest coraz popularniejsze – pozwala to ograniczyć koszty firmowe, jak również działać z korzyścią dla środowiska.

E-faktury są pełnoprawnymi dokumentami rozliczeniowymi w świetle prawa w wielu krajach świata, także w Polsce. W naszym kraju jej definicję można znaleźć w art. 2 ust. 3 ustawy o VAT. Wskazuje ona, że przez fakturę elektroniczną rozumie się „fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”.

Ponadto w ust. 31 tego artykułu można odnaleźć definicję ogólną faktury – w świetle polskich przepisów jest to "dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie".

Przytoczone powyżej regulacje prawne potwierdzają, że za fakturę można uznać każdy dokument, który zawiera wymagane ustawowo dane. Nie ma znaczenia jego forma. Jednak zgodnie z art. 106e ustawy o VAT musi on zawierać m.in.:

  • datę wystawienia;
  • numer dokumentu;
  • imiona i nazwiska lub nazwy obu stron transakcji, wraz z danymi adresowymi;
  • numer VAT (NIP lub – przy transakcjach realizowanych na terenie Unii Europejskiej – VAT-UE);
  • datę dostarczenia towaru/wykonania usługi;
  • nazwę sprzedawanego towaru/usługi;
  • cenę netto, informację o opustach i obniżkach;
  • stawkę podatku i jej kwotę wyliczoną od wartości sprzedaży netto;
  • kwotę należności ogółem.

Uwaga! To, że faktura zawiera powyższe dane, nie sprawia, że automatycznie jest uznawana za elektroniczną. Ustawa o VAT wskazuje na dodatkowe wymogi, którym podlega faktura elektroniczna. Taki dokument muszą wyróżniać:

  • autentyczność pochodzenia – a zatem brak wątpliwości odnośnie do tego, kto wystawił fakturę;
  • integralność treści – czyli brak zmian danych dokonanych po jej wystawieniu;
  • czytelność – rozumiana jako jasny sposób prezentacji wszystkich wymaganych ustawowo informacji.

Źródło: elements.envato.com
Źródło: elements.envato.com

Jaki format może mieć e-faktura?

Jak już zostało wyjaśnione, polska ustawa o VAT uznaje za fakturę elektroniczną dokument wystawiony oraz otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. Dlatego należy za nią uznać plik cyfrowy rozumiany jako „obraz” faktury. Można go przesłać elektronicznie (np. mailem) w różnych formatach, np.:

  • jako skan zeskanowanej faktury papierowej (z zastrzeżeniem, że nie mogła ona być wcześniej wprowadzona do obiegu w wersji na papierze);
  • jako plik PDF, DOC lub XML.

Na popularności zyskuje przede wszystkim faktura elektroniczna w formacie XML. Dzieje się to z wielu powodów. Jednym z najważniejszych jest zbliżający się termin obligatoryjności korzystania z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Choć w styczniu 2024 roku Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że wymóg wystawiania tych dokumentów sprzedaży w ramach KSeF nie będzie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku, można się spodziewać, że nastąpi to w niedalekiej przyszłości. Dlatego warto już teraz „oswoić się” z tym nowym rozwiązaniem, korzystnym również dla przedsiębiorców.

Jak elektroniczne faktury mogą usprawnić Twoje rozliczenia?

Przejście na e-faktury z dokumentów papierowych przynosi wiele korzyści. Oto te najważniejsze.

  • Oszczędność pieniędzy – jak wynika z międzynarodowych badań przejście na e-faktury pozwala zaoszczędzić nawet 51 EUR na pojedynczym procesie O2C od zamówienia do wystawienia faktury. To potężna różnica!
  • Lepsza terminowość – elektroniczną fakturę można doręczyć odbiorcy natychmiast, bez oczekiwania na to, aż zrobi to listonosz albo kurier.
  • Wyższy poziom bezpieczeństwa – ryzyko, że e-faktura zostanie zniszczona, niedostarczona lub trafi w niepowołane ręce, jest znacznie niższe.
  • Łatwiejsza archiwizacja – dokumenty mogą być dostępne w formacie cyfrowym, a ich przechowywanie nie generuje wysokich kosztów ani nie zajmuje przestrzeni.
  • Ekologia – elektroniczne faktury nie wymuszają używania nadmiaru papieru. Jego niższe zużycie to działanie przyjazne środowisku, które może wpłynąć pośrednio także na wizerunek firmy.

Jak zatem widać, e-faktura to nie przyszłość w świecie rozliczeń, ale teraźniejszość. Przejdź więc na ten sposób dokumentowania sprzedaży – najlepiej od razu sięgnij po faktury ustrukturyzowane. Dzięki temu Twoja firma będzie gotowa na wyzwania związane z cyfryzacją, które czekają gospodarkę w kolejnych latach.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz na stronie elektroniczna faktura z EDITEL.