Od 2015 roku rejestracja stanu cywilnego jest zapisywana w wersji cyfrowej. Dokumentację papierową stanowią akta zbiorowe, które trafiają do archiwum na początku każdego roku.

W zasobach archiwum USC są księgi, których najstarsze wpisy sięgają XIX wieku. Znajdują się tam różnego rodzaju dokumenty odziedziczone po nieistniejących już urzędach. Kontrolerzy znaleźli też akta wyznaniowe i bezwyznaniowe.

Brak czujek, rura kanalizacyjna

Co jakiś czas archiwalna dokumentacja trafia do Archiwum Narodowego w Krakowie. Jak wynika z raportu, ostatnia transza została wysłana tam w 2019 roku, kolejna miała trafić w zeszłym roku, ale w związku z przeprowadzką ANK termin ten przesunięto na początek 2023 roku.

– Zasób archiwum USC przechowywany jest w pomieszczeniach magazynowych przy ul. Lubelskiej 27, na os. Zgody 2 i przy ul. Wadowickiej 8W – odnotowali inspektorzy.

– Magazyny archiwum są zasadniczo prawidłowo zabezpieczone i wyposażone, jedynie w niektórych pomieszczeniach magazynowych brak rejestrów temperatury i wilgotności oraz osłonięcia okien i czujek przeciwpożarowych, a przez magazyn nr 8 przechodzi rura kanalizacyjna. Ponadto do magazynu dzielonego z archiwum zakładowym Urzędu Miasta Krakowa dostęp mają także pracownicy tego archiwum – wyliczają nieprawidłowości kontrolerzy.

Urzędnicy dostali czas do końca roku, by wyeliminować wszystkie wymienione problemy – zainstalować brakujące zabezpieczenia i czujniki czy przenieść dokumentacje do innego pomieszczenia, gdzie nie ma rur kanalizacyjnych.