Przed pandemią zaledwie 5,4% polskich pracowników działało w systemie zdalnym. Pandemia trochę to zmieniła, ale wciąż jako kraj jesteśmy poniżej średniej UE (12,3%) z wynikiem 8,9%.

Na początku grudnia NIK opublikował wyniki raportu dotyczącego pracy zdalnej w instytucjach publicznych.

– Na 40 zbadanych urzędów aż 34 nie były przygotowane do wykonywania zadań na odległość, głównie z powodu braku sprzętu i barier technicznych. W efekcie zaledwie 32% pracowników skontrolowanych instytucji było w stanie realizować zdalnie kluczowe zadania – ocenia Najwyższa Izba Kontroli.

Co z resztą? Pracownicy wykonywali zadania niewymagające dostępu do systemów informatycznych, dokształcali się czy brali udział w szkoleniach.

Kontrola w prokuraturze

W Krakowie pod lupę trafiła nowohucka prokuratura rejonowa. Badany był okres od 16 marca 2020 roku do 23 maja tego roku.

Ocena NIK nie jest najlepsza. – Przez cały okres I, II i III fali epidemii COVID-19, kiedy w prokuraturze zaczęły obowiązywać zasady organizacji pracy zdalnej, nie zapewniono pracownikom dostępu do sprzętu komputerowego i materiałów do wykonywania tej pracy, w tym narzędzi do porozumiewania się na odległość oraz dostępu do sytemu dziedzinowego, w tym w warunkach zachowania bezpieczeństwa informacji – stwierdzają kontrolerzy.

Z raportu wynika, że szef prokuratury rejonowej nie poinformował swojego przełożonego o brakach w sprzęcie, które uniemożliwiły podjęcie pracy zdalnej.

A jak wyglądała praca zdalna? Zarówno śledczy, jak i osoby z administracji pracowały w systemie rotacyjnym. Prokuratorzy działali na papierowych aktach postępowań. 25 zatrudnionych wykorzystywało do zadań swoje prywatne komputery. I to jeden z trzech głównych zarzutów skierowanych do PR Nowa Huta.

– Mimo upływu roku od ogłoszenia stanu epidemii w prokuraturze nie ustalono procedur wewnętrznych, które regulowałyby zasady wykorzystania do pracy prywatnego sprzętu komputerowego – stwierdza NIK. Stanowiło to naruszenie zapisów rozporządzenia w sprawie krajowych ram interoperacyjności (...).

Wewnętrzne regulacje mówiły również o tym, jakie są zasady zabierania akt poza siedzibę prokuratury. NIK zauważył, że jednak nie odnotowywano pobierania akt w odpowiednim systemie lub wykazie. Wynika to przede wszystkim z braku wprowadzenia elektronicznego obiegu akt. Takie praktyki zostały oczywiście również negatywnie ocenione.

– NIK podkreśla, że dostępne statystyki i wskaźniki efektywności pracy prokuratury wskazują na zwiększenie o 3,3% na koniec 2020 r. (w porównaniu z 2019 r.) liczby spraw do załatwienia na następny okres, mimo zmniejszenia się wpływu spraw o 20,4% – czytamy w raporcie.

Tłumaczenia

Kierownico prokuratury tłumaczyło, że kwestia braku sprzętu wiąże się z brakiem funduszy na ten cel, ale nikt też nie zgłosił, że w związku z tym ma problem z wykonywaniem swoich obowiązków. Prokurator rejonowy uważa również, że nie doszło do naruszenia przepisów w związku z używaniem prywatnego sprzętu. Prokurator Rejonowy wyjaśnił też, że akta były pobierane po ustnej informacji.

Tomasz Moskwa odpowiedział również na zarzut dotyczący liczby spraw, które nie zostały zakończone, mimo ogólnej mniejszej liczby rozpoczętych postępowań. Epidemia nie tylko wpływała na samych prokuratorów (poprzez zwolnienie lekarskie, kwarantanny czy konieczność opieki nad dziećmi), ale też na policjantów. Funkcjonariusze zostali skierowani do innych zadań i przez ten czas nie mogli współpracować ze śledczymi.

– Wreszcie jako mające wpływ przede wszystkim na długotrwałość postępowań, odnotować należy wynikające z ogłoszonego stanu pandemii obawy stron i innych uczestników postępowań przed uczestnictwem w czynnościach procesowych realizowanych zarówno przez prokuratorów, jak i funkcjonariuszy policji i odmawianiem udziału w tych czynnościach – tłumaczy prokurator rejonowy.

Mimo wszystko Najwyższa Izba Kontroli uznała, że kierownictwo prokuratury musi wdrożyć procedury, które uregulują zasady wykorzystywania prywatnego sprzętu w przypadku pracy zdalnej, w szczególności zasady zachowania bezpieczeństwa informacji.

Do tego należy pilnować tego, by pobieranie akt było rzetelnie odnotowywane w odpowiednim do tego systemie. Oprócz tego należy wyposażyć pomieszczenia sanitarne w środki dezynfekujące.

Do premiera

NIK wydał również ogólne rekomendacje pokontrolne. Według Najwyższej Izby Kontroli premier Mateusz Morawiecki powinien przedłożyć sejmowi projekt ustawy, który wprowadzi do kodeksu pracy uregulowania dotyczące pracy zdalnej. Chodzi tu o precyzyjną definicję tego trybu i wprowadzenie praw i obowiązków zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Ważne jest też ustalanie sposobu rozliczania kosztów zdalnej pracy.

Rząd powinien również przyjąć rozwiązania wspierające proces rozwoju pracy zdalnej na wypadek przyszłych kryzysów. Mowa tu o doposażeniu urzędów w sprzęt i rozwiązania techniczne, które umożliwiają zdalny dostęp do dokumentów.

Po trzecie należy wprowadzić przepisy, które nakażą prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej.