Zastanawiasz się, w jaki sposób przyspieszyć i usprawnić przepływ informacji i dokumentów w firmie? Jeśli wciąż nie wprowadziłeś elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, to najwyższa pora to zrobić. Przekonaj się, jakie korzyści może przynieść to rozwiązanie.
Elektroniczny a tradycyjny obieg dokumentów w firmie – czym się różnią?Możemy wyróżnić 3 podstawowe rodzaje obiegu dokumentów:
- tradycyjny,
- elektroniczny,
- hybrydowy (obieg tradycyjny i elektroniczny).
Tradycyjny system obiegu dokumentów zakłada manualny proces obiegu dokumentacji takiej jak faktury, umowy, wnioski czy protokoły. Przesyłana jest ona „od biurka do biurka” i przechowywana w segregatorach, szafkach czy sejfach. Procesy te są materiało-, energo- i czasochłonne. Wymagają też wygospodarowania miejsca na archiwum oraz odpowiedniego zabezpieczenia danych – zarówno przed wyciekiem, jak i zniszczeniem czy zagubieniem druków.
Elektroniczny obieg dokumentów zakłada przeniesienie wszystkich wymienionych procesów do środowiska cyfrowego. Realizowane są one wówczas z wykorzystaniem dedykowanego oprogramowania, czyli systemu EOD. Taki obieg może zostać wdrożony niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, sektora w jakim działa czy liczby dokumentów, jakimi trzeba zarządzać.
Co różni tradycyjny obieg dokumentów oraz obiegu tradycyjnego? Sporo. W większości nowoczesnych firm model tradycyjny jest sukcesywnie wypierany przez obieg elektroniczny. Przedsiębiorstwa, które z jakichś względów nie chcą lub nie mogą sobie pozwolić na digitalizację, decydują się często przynajmniej na obieg hybrydowy, istotny np. w kontekście zbliżającego się obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Fakturowania. Bez względu na to, jak duża część firmowej dokumentacji zostanie przeniesiona do środowiska cyfrowego, przedsiębiorstwo może czerpać realne korzyści z takiej transformacji.
Jak działa elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie?
Zanim przejdziemy do omówienia zalet wynikających z wdrożenia EOD w przedsiębiorstwie, skupmy się na chwile na tym, by wyjaśnić, jak funkcjonuje system zarządzania dokumentami w wersji elektronicznej w zestawieniu z obiegiem tradycyjnym. W tym celu posłużymy się przykładem obiegu wniosku urlopowego.
W obiegu tradycyjnym taki proces wymagałby pobrania i wypełnienia lub wydrukowania przez pracownika odpowiedniego wniosku, a następnie jego doręczenia do przełożonego, który zatwierdza lub odrzuca wniosek. Jeśli dokument trzeba dostarczyć do odległego działu lub przełożonego akurat nie ma w firmie, oczekiwanie na akceptację się wydłuża. W razie zatwierdzenia wniosek przekazywany jest do działu HR, który rejestruje urlop w systemie. Papierowy dokument trzeba też odpowiednio zarchiwizować.
Elektroniczny obieg dokumentacji zdecydowanie skraca i ułatwia powyższy proces. Pracownik wypełnia wniosek elektronicznie (np. zza biurka w biurze lub w domu), często za pomocą kilku kliknięć. System informatyczny automatycznie wysyła wniosek i powiadomienie do przełożonego, a ten może szybko zatwierdzić prośbę online. Decyzja jest automatycznie odnotowywana w systemie HR, a cały proces odbywa się bez udziału papieru i można go przeprowadzić w zaledwie kilka minut.
7 korzyści, jakie zapewnia firmie Elektroniczny Obieg Dokumentów
Zastosowanie w przedsiębiorstwie elektronicznego systemu obiegu dokumentów przynosi wiele zalet przekładających się na wzrost konkurencyjności, produktywności i rentowności firmy. Liczba profitów jest zmienna i warunkowana m.in. specyfiką oprogramowania klasy EOD, jego funkcjonalnościami oraz potrzebami konkretnej organizacji. Warto przy tym wymienić 7 głównych korzyści wynikających ze wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów:
- Automatyzacja, a więc i optymalizacja procesów biznesowych związanych z obiegiem dokumentów w firmie.
- Oszczędność czasu, pieniędzy i miejsca.
- Redukcja błędów związanych z przetwarzaniem dokumentacji w formie tradycyjnej, (wynikających często z wykonywania powtarzalnych, żmudnych zadań lub gorszą kondycją psychofizyczną pracowników).
- Usprawnienie przepływu informacji i procesów decyzyjnych; swobodne monitorowanie, analizowanie czy wyszukiwanie dokumentów.
- Zwiększone bezpieczeństwo danych – informacje przechowywane są w specjalnie chronionym, cyfrowym środowisku i niepodatne na zniszczenie lub zagubienie.
- Transparentność i komfort – dokumenty są jednocześnie dobrze zabezpieczone i łatwo dostępne dla uprawnionych użytkowników.
- Ochrona środowiska – wykorzystanie EOD pozwala tworzyć biura bez papieru i minimalizować ślad węglowy.
System elektronicznego obiegu dokumentów staje się powoli standardem w każdej nowoczesnej firmie. Jego wdrożenie powinno poważnie rozważyć każde przedsiębiorstwo, które w dobie cyfrowej transformacji chce budować swoją konkurencyjność.
