Zmiany zostały zapowiedziane w październiku, jako efekt prowadzonego wcześniej audytu funkcjonowania urzędu. Lista była długa i obejmowała m.in. utworzenie nowych wydziałów:

• Wydziału Dialogu, Konsultacji i Kontaktu Obywatelskiego – na bazie części Krakowskiego Centrum Kontaktu oraz części Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia – Referatu ds. Partycypacji i Dialogu
• Wydziału Środowiska i Klimatu – na bazie Wydziału Jakości Powietrza, Wydziału Kształtowania Środowiska, części Wydziału Gospodarki Komunalnej i Klimatu – klimat, energetyka, edukacja klimatyczna
• Wydziału Gospodarki Komunalnej i Infrastruktury – na bazie:części Wydziału Gospodarki Komunalnej i Klimatu, Wydziału Kształtowania Środowiska, Wydziału Miejskiego Inżyniera Ruchu, części Wydziału Strategii – Referat Planowania i Monitorowania Inwestycji
• Wydziału Sportu – na bazie części Zarządu Infrastruktury Sportowej
• Wydziału Kultury – bez zakresu dotyczącego parków kulturowych i dziedzictwa narodowego

Wśród zapowiedzi znalazło się także utworzenie Centrum Audytu i Kontroli Analitycznej, Biura Architekta Miasta, Biura ds. Metra czy powołanie UrbanLab.

Czas niepewności

Ostatnie tygodnie roku przynosiły sporo informacji o niepewności i zamieszaniu w magistracie. Część urzędników przez długi czas nie wiedziała, gdzie będą docelowo pracować, jaki będzie zakres ich obowiązków i organizacja pracy, trwała też przeprowadzka dokumentów, sprzętu i samych pracowników.

– Pracownicy dowiadują się o zmianach niemal w ostatniej chwili, często nieoficjalnymi kanałami, co uniemożliwia im nie tylko skuteczne planowanie pracy, ale także organizację codziennego życia. Zdarza się, że decyzje ogłoszone jednego dnia są odwoływane następnego, jak miało to miejsce w przypadku przeniesienia wydziału na Wielopole – gdzie dopiero po czasie zauważono, że budynek nie spełnia podstawowych wymagań w zakresie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami – zwracał uwagę w listopadzie radny Michał Drewnicki.

Urząd miasta odpowiadał wówczas, że pierwsza propozycja relokacji została przedstawiona 19 listopada, po czym były jeszcze nanoszone korekty w reakcji na zgłaszane uwagi, a ostateczna wersja została zatwierdzona 2 grudnia. Miasto zapewniało, że zmiany są poprzedzone analizami, a docelowo mają przynieść zapewnienie lepszego porządku, stabilności pracy i komfortu klientów.

Graniczna data

Pod koniec grudnia zapytaliśmy w urzędzie, czy wszystko jest już gotowe do zaplanowanej od 1 stycznia zmiany. Pojawiały się m.in. wątpliwości, czy po Nowym Roku wszyscy dyrektorzy będą mieć stosowne pełnomocnictwa i upoważnienia, by móc podejmować decyzje i podpisywać dokumenty.

Urzędnicy potrzebowali kilkunastu dni na odpowiedź. – UMK wdrożył zapowiedzianą przez Pana Prezydenta reorganizację od 1 stycznia 2025 r. W zakresie niektórych kompetencji i uprawnień wejście ich w życie zaplanowano w terminie późniejszym. Przekształcone komórki pracują zgodnie z przypisanymi im w odpowiednich zarządzeniach kompetencjami – uspokaja Dominika Jaźwiecka z biura prasowego urzędu miasta.

Jak podaje, wszystkie najistotniejsze upoważnienia i pełnomocnictwa umożliwiające podpisywanie pism i dokumentów przez dyrektorów wydziałów zostały wydane. – Pozostałe będą procedowane sukcesywnie w trakcie bieżącego miesiąca. Pracownicy przekształcanych komórek organizacyjnych, co do zasady, realizują dotychczasowe obowiązki służbowe, choć w zmienionej strukturze organizacyjnej – wyjaśnia przedstawicielka urzędu. Zapowiada też, że w styczniu pracownicy stopniowo będą otrzymywać zaktualizowane zakresy obowiązków. Gdyby pojawiły się natomiast jakieś sytuacje niecierpiące zwłoki, „każdorazowo podejmowane będą działania mające na celu załatwienie sprawy w wymaganym terminie”.

Według aktualnych wyliczeń, w ramach obecnych zmian w urzędzie miasta, ok. 270 pracowników przenosi się do innego budynku, co stanowi ok. 8 proc. zatrudnionych osób. Do połowy tygodnia ten plan został zrealizowany w ok. 70-75 proc.

To nie koniec zmian

Wraz z początkiem kolejnego miesiąca urząd miasta czeka jeszcze kolejna istotna zmiana. Zostaną utworzone departamenty, jako dodatkowy szczebel administracyjny. Zgodnie z zapowiedziami, będą one pełniły funkcję koordynującą działania poszczególnych wydziałów i jednostek miejskich. Pod koniec roku ogłoszono nazwiska osób, które pokierują tymi departamentami. Więcej na ten temat pisaliśmy tutaj: