Zarówno KSeF, jak i ERP to pojęcia, z którymi możemy w ostatnim czasie spotkać się dosyć często. Dlatego też, zanim przybliżymy, z czym wiąże się integracja obu tych rozwiązań, zastanówmy się, czym właściwie są oba narzędzia.

KSeF i ERP – co to jest?

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur i jest to rozwiązanie pozwalające na wystawianie i przetwarzanie faktur ustrukturyzowanych. Program ten powstał z inicjatywy Ministerstwa Finansów i jest bezpłatny, choć mogą być koszty w związku ze szkoleniami i dostosowaniem programu księgowego do nowych wytycznych. Dane są dobrze chronione, a zarządzanie finansami znacznie prostsze. KSeF jest przy tym narzędziem do analiz i kontroli, a także miejscem, w którym będą archiwizowane dokumenty.

Z kolei system ERP jest specjalistycznym oprogramowaniem służącym do zarządzania i kontrolowania wszystkich procesów, jakie wiążą się z działalnością firmy. Podstawą systemów ERP jest wspólna dla całej organizacji baza danych. Program ten ma pomóc w optymalizacji, zwiększeniu oszczędności czasu i zasobów, a także poprawę efektywności.

Integracja Krajowego Systemu e-Faktur i systemu ERP – czy warto?

Nie każdy program księgowy jest przystosowany do tego, by móc go połączyć z platformą KSeF i niektórzy przedsiębiorcy będą zmuszeni szukać nowych rozwiązań. Problemu tego nie będą mieć przedsiębiorstwa, które korzystają z systemów ERP. Narzędzia te pozwalają na integrację z wieloma innymi programami. Jeśli firma korzysta z modułu dla księgowości, to będzie mogła go połączyć z kontem na KSeF. Pozwala na to na przykład system ERP enova365.

A dlaczego warto o tym pomyśleć? Przede wszystkim dane nie będą wprowadzane podwójnie i nie będzie trzeba ich wpisywać ręcznie ponownie. Faktury od razu będą widoczne w systemie. Taka automatyzacja to jak już wspomnieliśmy duża oszczędność czasu. Do tego nie będzie ryzyka pomyłki. W razie kontroli bądź audytu szybko można przygotować niezbędną dokumentację bez konieczności przeglądania danych w kilku miejscach. Więcej na temat tego, z czym jeszcze wiąże się integracja przedstawionych programów, jest na stronie https://www.enova.pl/blog/poradnik-przedsiebiorcy/ksef-od-kiedy-faq/.

Podsumowanie

Wobec Krajowego Systemu e-Faktur nadal część firm podchodzi ostrożnie i z dystansem. Jednak czasu jest coraz mniej, dlatego warto przygotować się wcześniej. Chociaż głównym zadaniem KSeF jest uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie wpływów do budżetu państwa, to przedsiębiorcy też mogą zyskać, na przykład przez to, że nie będą musieli myśleć o archiwizacji dokumentów. Mają przy tym pewność, że wszystko jest zgodnie z prawem. Poza tym, jeśli mają w firmie system ERP, korzystanie z nowego narzędzia będzie proste, tym bardziej że można je łatwo zintegrować.