Jest taki filmik w internecie, na którym prezydent Krakowa siedzi za biurkiem w urzędzie miasta, a przed nim piętrzy się stos dokumentów. Zasłania praktycznie całą postać Aleksandra Miszalskiego, widać tylko ramiona i głowę. – Pracy, także tej papierowej, cały czas jest bardzo dużo – mówi do internautów prezydent.

Na filmik zwrócił uwagę Krzysztof Kwarciak, przewodniczący Stowarzyszenia Ulepszamy Kraków! – Ten obrazek bardzo dobitnie pokazuje, na jak bardzo wczesnym etapie jest proces informatyzacji krakowskiego samorządu. W magistracie podstawowym nośnikiem informacji cały czas pozostaje jeszcze papier, a liczbę pism, jakie pomiędzy sobą wymieniają urzędnicy, można by zapewne liczyć w tonach – mówi Kwarciak.

Jego zdaniem przestarzały sposób przekazywania informacji spowalnia pracę urzędu, utrudnia zarządzanie miastem i sprawia, że urzędnicy wykonują mnóstwo nikomu niepotrzebnych czynności. – Dlatego Stowarzyszenie Ulepszamy Kraków! składa do prezydenta Miszalskiego petycję z postulatem wprowadzenia pełnego systemu obiegu elektronicznej dokumentacji, który obejmowałby wszystkie miejskie instytucje. To że mamy 2024 r. nie powinno być widoczne tylko na kalendarzach, wiszących w urzędzie – mówi Kwarciak.

Miliony stron

Faktycznie krakowski magistrat zużywa na co dzień bardzo dużo papieru. Jak przekazali nam urzędnicy, w 2022 r. liczba wydruków w urzędzie miasta wyniosła 20,5 mln. Okazuje się, że w ubiegłym roku było ich jeszcze więcej: 21,4 mln. – Wydruk oznacza każdą zadrukowaną stronę papieru – wyjaśnia Patrycja Piekoszewska z biura prasowego urzędu miasta. Jeśli chodzi o ten rok, to dotychczas w UMK wykonano 11,3 mln wydruków.

W trakcie kampanii wyborczej przed minionymi wyborami samorządowymi Aleksander Miszalski zapowiadał informatyzację urzędu miasta. „Cyfryzacja administracji samorządowej przyczyni się do redukcji kosztów, poprawi jakość świadczonych usług oraz zwiększy dostępność informacji publicznych. Podnoszenie sprawności organizacyjnej urzędu poprzez wykorzystanie narzędzi informatycznych oraz nowych technologii powinno być priorytetem” – czytamy w programie wyborczym prezydenta Miszalskiego.

Pytamy, na jakim etapie jest realizacja tej obietnicy? Władze miasta przekonują, że wśród pracowników magistratu regularnie podnoszona jest kwestia tego, by posługiwali się dokumentami elektronicznymi. – W przypadku, kiedy wydruk jest niezbędny, należy unikać wersji jednostronnych lub kolorowych – wyjaśnia Patrycja Piekoszewska. Dodaje, że już od 2021 roku w urzędzie miasta wdrażana jest aplikacja do elektronicznego zarządzania dokumentacją. – Wprowadzenie takich usprawnień spowodowało znaczące usprawnienie efektywności pracy UMK – przekonują nas w krakowskim magistracie.

Urzędnicy podkreślają, że aplikacja gwarantuje natychmiastowe przekazanie pracownikowi sprawy z jego zakresu obowiązków, a także zapewnia szybki kontakt z klientem. – Co istotne, nie ma tu konieczności transportowania dokumentów papierowych czy ich generowania do formy papierowej – zapewniają. W ostatnim czasie w urzędzie trwają prace nad wdrożeniem pieczęci elektronicznej i dalszego upowszechniania podpisów elektronicznych. – W najbliższym czasie planujemy obsłużyć procesem elektronicznego obiegu procedowanie i podpisywanie projektów zarządzeń, uchwał, pełnomocnictw, upoważnień i poleceń służbowych – dodaje Piekoszewska. Przekonuje, że elektroniczny obieg dokumentów zdominuje ten tradycyjny w przeciągu kilku najbliższych lat.

Przyzwyczajenia i nawyki

W magistracie wyjaśniają, że najwięcej dokumentów „produkują” te wydziały urzędu, których praca jest związana z obsługą klientów. Chodzi o Wydział Podatków i Opłat, Wydział Spraw Administracyjnych oraz Krakowskie Centrum Świadczeń. – Jest to związane przede wszystkim z wydawaniem decyzji administracyjnych, które na mocy przepisów prawa muszą być udostępniane w formie pisemnej – przekonują urzędnicy. Pytamy ich, czy drukowanie dokumentów zawsze wynika z konieczności, a może czasami również z przyzwyczajenia do ich papierowej wersji?

– Jeśli chodzi o nawyki i przyzwyczajenia, to z pewnością mogą one występować, zwłaszcza że urząd liczy ponad 3 tys. pracowników. Jednak działania podejmowane przez kadrę zarządzającą UMK sprawiają, że takie sytuacje stanowią niewielki odsetek lub mają charakter incydentalny – podkreślają urzędnicy.

Krzysztof Kwarciak liczy na to, że proces informatyzacji urzędu przebiegnie szybko i sprawnie, dzięki czemu uda się wyeliminować absurdalne sytuacje. – Swego czasu dosyć głośno było o tym, że przekazywanie projektu budżetu pomiędzy prezydentem a radą miasta długo trwa, bo liczący wiele tysięcy stron dokument jest najpierw drukowany, a po dostarczeniu do adresata, cała ta sterta papierów zostaje potem mozolnie zeskanowana, żeby można było wysłać materiały radnym na e-maila. Absurdalne sytuacje wynikające z archaicznych procedur są jednak codziennością magistratu i miejskich jednostek, a wiele czynności, które angażują sporo osób, można by wykonać często jednym kliknięciem – przekonuje Kwarciak.