Umówienie przez aplikację terminu wizyty, sprawdzenie liczby osób w kolejce i prawdopodobnego czasu oczekiwania na obsługę – to tylko niektóre funkcje, jakie może oferować nowy system do obsługi kolejek w oddziałach urzędu miasta.
Teraz systemy do obsługi kolejek działają w dziesięciu oddziałach urzędu miasta, przy 228 okienkach. Są to jednak rozwiązania różnych firm, nie współpracujące ze sobą, różniące się możliwościami technicznymi.
Urzędnicy szukają teraz rozwiązania, które pozwoliłoby z jednej strony ujednolicić cały system, a z drugiej – pozwolić na wprowadzenie nowych funkcjonalności. W marcu ogłosili tzw. „dialog techniczny”, czyli konsultacje z potencjalnymi dostawcami sprzętu i usług, pozwalające zapoznać się z dostępnymi możliwościami i zestawić je z oczekiwaniami. Dopiero na podstawie tych ustaleń sformułują ostateczne wymagania i ogłoszą przetarg.
Sprawdzimy, czy jest kolejka
Wiadomo, że jednym z oczekiwań jest uruchomienie modułu do samodzielnego umawiania wizyt. System miałby pozwalać na ustalenie terminu wizyty w urzędzie zarówno osobiście, jak i telefonicznie czy przez internet (również z użyciem aplikacji mobilnej). Na stronie internetowej mają być wyświetlane aktualne informacje o liczbie oczekujących osób, przewidywanym czasie oczekiwania na obsługę czy liczbie czynnych stanowisk. System będzie musiał zadbać o płynność obsługi zarówno osób umówionych, jak i tych, które przyszły do urzędu bez wcześniejszej zapowiedzi.
Założenie jest takie, by system był tani w obsłudze i nie wymuszał kupowania zbyt wielu nowych urządzeń. Stąd oczekiwanie, by urzędnik mógł go obsłużyć z poziomu przeglądarki, a nie osobnym terminalem.
Zamówienie w lipcu
Jak informuje Jan Machowski z biura prasowego urzędu miasta, zbieranie informacji ciągle trwa. Przetarg zostanie ogłoszony w lipcu, a do tego czasu sporo się jeszcze może zmienić. – Ogłoszenie o dialogu zawiera jedynie krótki opis przyszłego zamówienia, natomiast nie zawiera końcowych rozwiązań technicznych, które zostaną umieszczone w specyfikacji przetargowej i następnie wdrożone w ramach zawartej umowy – informuje Machowski. Dopóki te szczegóły nie są znane, urząd nie podaje planowanej daty wdrożenia nowego systemu.
Nowy system kolejkowy ma działać w jedenastu oddziałach urzędu, w tym w nowo otwartych punktach obsługi w galeriach handlowych. Ma mieć jednak możliwość rozbudowania w miarę potrzeb.
